|
 |
|
 |
【ビジネス】 ビジネス文書の書き方
連絡、報告、依頼、確認…。さまざまな場面で必要となるビジネス文書の書き方のコツをお教えします。
良いビジネス文書は「わかりやすい」
|
ビジネス文書は、小難しい用語を使いがちですが、「わかりやすい」ことが何よりも重要です。キーワードをいくつか挙げてみました。
◎短く簡潔に
文章は短く切って、簡潔に。誤解されやすい言い回しや、あいまいな表現は避けましょう。用件が複雑なときは個条書きにするなど、内容が一目で分かるような工夫を。
◎結論優先
先に結論と趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見、提言の順でまとめると、分かりやすい文書ができあがります。
◎相手の立場を考えた言葉づかい
敬語を間違えてはせっかく書いた文書が台無し。敬語の使い分けには十分注意を。
◎文体統一
「です・ます調」と「だ・である調」を混ぜて使うのはやめましょう。どちらかに統一。
◎正確な事実
数字や日時、場所、金額、数量などは、データを確認しながら書きましょう。
◎専門用語は最小限に
略語や専門用語、カタカナ用語を多用すると、文章が分かりにくくなってしまいます。 |
提出・送付前に必ずチェックを
|
ビジネス文書を作り終えたからといって、安心してはいけません。提出したり、送付したりする前に、必ず間違いがないかチェックしましょう。
◎文書を推敲する
文書ができたら一度読み返し、誤字や脱字などをチェックしましょう。特にパソコンやワープロで作成した文書は、必ずプリントアウトを。画面上で見ていたものを紙面で見ると、印象が変わり、新たに間違いが見つかるものです。
◎添付資料の確認
封印する前に、同封書類や別便で送付する資料が揃っているか確認をしましょう。資料が不足していたり、届いた中身が違っていては大変です。
◎必ずコピーを控えておく
ビジネス文書は必ずコピーを取りましょう。後日、万が一トラブルが起きた時に、証拠となります。 |
ワンポイントアドバイス
一つの文書にお礼や依頼などを混在させると、相手が混乱してしまいます。お礼なら礼状、依頼の際は依頼状、と文書は一文書一件にまとめましょう。
|
|
|
