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【ビジネス】 来客時のマナー
オフィスを訪れたお客さまにはどのように接したら良いか？
来客応対のマナーを見ていくことにしましょう。
来客取り次ぎは「明るい笑顔で」
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お客さまの来訪に気づいたら、スッと立ち上がってお客さまの前に進み、「いらっしゃいませ」と明るい笑顔で挨拶をしましょう。自分のお客さまではないからといって、見て見ぬ振りをするのは失礼です。
あらかじめ予約をしているお客さまの場合は、訪問相手を聞いたらすぐに取り次ぎましょう。お客さまを待たせる間は、「こちらにおかけになってお待ちください」と椅子をすすめるのが礼儀。長時間待たせる場合は、「お待たせいたしております。もうまもなく参りますので、いましばらくお待ちください」と、応対した者が心配りを。
長時間待たせる場合は、雑誌や新聞をすすめるのも良いでしょう。「よろしかったらどうぞ」と声をかけ、強要しないことが大切です。 |
突然の来客はすぐに取り次がない
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約束なしに突然の来訪者があった時。こちらの担当者が仕事上やその他の理由で、会いたくない場合もあるので、すぐに取り次ぐのはやめましょう。まず来客者には「しばらくお待ち下さい。確認してまいります」と接し、その後、担当者に連絡。もし会いたくない場合は「あいにく○○は外出しておりまして」「会議中でして」と伝え、相手に不快感を与えず断るようにしましょう。ここでも「あいにく」という“和らげ”の言葉を入れることが大切です。 |
お客様は「出入り口から一番遠い席へ」が原則
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会議室や応接室には、上座と下座が決まっています。まずお客さまには上座をすすめてください。基本的には、どのような室内でも、出入り口から一番遠く居心地の良い席が上座となり、年長者や役職順に着席していただきます。
ただし、一般事務室に応接セットがある場合は、窓が見える席が来客用、事務用デスクが見える席が社内用になります。窓が見える席が部屋の出入り口近くにあったとしても、お客さまには「事務用デスクが視界に入りにくい席」をすすめてください。
＜応接室の席次の例＞ ※数字の若い方に地位の高い人が座る
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【ビジネス】 外出時のマナーが気になります
仕事での外出は気をつかうことがいっぱい。外出先で必要になるマナーを見ていきます。
名刺を差し出すのは訪問した方から
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初対面の相手を訪問した際、名刺の交換は最初の大仕事です。何事も初めが肝心。細心の注意を払いましょう。
名刺を差し出すのは、訪問した方が先。名前を名乗りながら右手で差し出しましょう。名刺をいただく時は、左手で受け取り、その後、右手を添えます。ポイントは、ここで相手の名を復唱すること。後で読み方を間違えるのは恥ずかしいことです。
名刺を忘れるのは論外。万一切らした時は素直に非礼を詫び、後日名刺を郵送するようにしましょう。きちんと対応すれば、逆に誠実さを印象づけることもあります。 |
車・列車・飛行機にも上座と下座が
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車や飛行機、電車など乗り物の席には、上座と下座が決まっています。基本は、お客さまに上座をすすめること。どのような室内でも、出入り口から一番遠い席が上座となり、年長者や役職順に着席していただきます。下の図でしっかり覚えておきましょう。
＜出張などの車や列車、飛行機での席次例＞
※数字の若い方に地位の高い人が座る
もっとも、社会人は臨機応変に対応することも重要です。例えば、車の後部座席に３人乗ると窮屈そうな場合は、「奧が上席ですが、こちらの方が広いお席ですので、こちらでごゆっくり」と申し出ましょう。マナーにガチガチとらわれない気配りができれば、あなたの株はぐんと上がりますよ。 |
「無礼講」には気をつけて
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お酒を飲む席では、たとえ「無礼講」といわれても、そこは仕事の場であるということを忘れないように。自分をなくすほどに飲むのは言語道断。接待の場には出せない人物だとみなされます。まず大切なのは、自分の酒量を知ること。それ以上のお酒を勧められたら、「もう限度です」「ちょうど適量でございます」と丁寧に断りましょう。ただし「仕事があるから」とか「忙しいから」という断り方は禁物です。仕事があって忙しいのは、あなただけではないのですから。 |
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